Soalan ini banyak ditanya kepada saya bagaimana untuk memulakan rekod perakaunan sesebuah syarikat. Jika syarikat yang baru beroperasi, caranya lebih mudah dan lebih straight to the point. Untuk syarikat yang telahpun memulakan operasi juga tidaklah sesukar mana, cuma perlu pastikan kesemua dokumen perniagaan ada. Jika tiada, kita perlu membuat sedikit pelarasan terhadap dokumen yang tidak lengkap.
Langkah Pertama:
Tentukan tempoh perakaunan (accounting period) syarikat anda. Kumpulkan kesemua dokumen untuk semua transaksi syarikat anda. Dokumen ini termasuklah invois, resit pembayaran, penyata bank, kaki buku cek, baucer bayaran, baucer penerimaan dan dokumen-dokumen yang berkaitan perniagaan. Pastikan anda menyimpan semua Invois Belian dan Jualan, Resit Belian dan Jualan serta dokumen-dokumen lain. Dokumen ini perlu disimpan selama 7 tahun untuk tujuan pemeriksaan sekiranya diperlukan.
Langkah Kedua:
Asingkan kesemua dokumen tersebut mengikut jenis dokumen, tarikh transaksi. Apabila kesemua telah diasingkan. Simpan kesemua dokumen tersebut di dalam fail dan labelkan fail tersebut.
Jika anda mempunyai masa yang lebih, boleh imbas (scan) dokumen tersebut dan simpan di dalam cakera keras (hard disk drive). Kemudian barulah anda boleh menentukan jenis transaksi untuk dokumen tersebut samada ia Asset, Belanja, Liabiliti, Ekuiti, Pendapatan. Langkah Ketiga
Mula membuat rekod transaksi. Untuk perniagaan yang kecil. Anda tidak perlu membeli perisian yang mahal, cukup dengan menggunakan Microsoft Excel. Tetapi sekiranya transaksi anda banyak, lebih mudah jika anda menggunakan sistem Perakaunan. Cara manual mungkin akan mengambil sedikit masa dan kadang-kala ada transaksi yang tertinggal yang boleh menyebabkan akaun anda nanti tidak imbang.
Hanya dengan TIGA (3) langkah asas atas boleh memastikan anda mempunyai simpan kira rekod transaksi anda yang berkesan walaupun anda tidak mempunyai pengetahuan yang mendalam mengenai perakaunan.
Commentaires